El coste real de un hueco vacío en la agenda
En una clínica veterinaria los costes son casi todos fijos. El alquiler, las nóminas, el equipo de radiología y el seguro se pagan igual con la sala llena que con la sala vacía. Por eso una hora sin pacientes no cuesta cero: cuesta exactamente lo que habrías facturado en ella.
Ponle un número
La cuenta es sencilla y conviene hacerla una vez al año. Divide tus costes fijos mensuales entre las horas que abres al mes. Eso te da lo que te cuesta cada hora de existir. Ahora mira cuántas de esas horas tuviste ocupadas de verdad el mes pasado.
La diferencia entre las horas que pagas y las horas que facturas es tu margen de mejora, y suele ser mucho mayor de lo que uno cree.
Las ausencias son el enemigo silencioso
Una cita a la que el cliente no acude es peor que un hueco vacío: has reservado el tiempo, has rechazado a otro y no facturas. En clínicas sin sistema de recordatorios, la tasa de ausencias ronda el 10-15%. Con un recordatorio automático a las 24 horas baja de forma notable, y no requiere que nadie llame.
Qué hacer con las horas muertas conocidas
Casi todas las clínicas tienen franjas flojas identificadas: media mañana entre semana, la primera hora de la tarde. Son horas ideales para lo que no es urgente y sí es rentable:
- Revisiones geriátricas programadas.
- Campañas de higiene dental.
- Consultas de seguimiento de crónicos.
Basta con dirigir esas citas a esa franja cuando el cliente llama. No hace falta descuento.
Cuánto puedes gastar en llenar la agenda
Aquí es donde el número anterior se vuelve útil. Si sabes lo que te cuesta una hora vacía y lo que factura una hora llena, sabes cuánto puedes permitirte invertir en atraer a ese paciente. Sin ese dato, cualquier presupuesto de publicidad es una apuesta a ciegas; con él, es una decisión.
