Cómo cambiar de agencia sin perder tu web ni tus cuentas

Nos llegan clínicas que quieren cambiar de proveedor y descubren que el dominio está registrado a nombre de la agencia anterior, que nadie tiene la contraseña del hosting y que la cuenta de Google Ads pertenece a un tercero. A partir de ahí, cambiar deja de ser una decisión y pasa a ser una negociación.

La buena noticia es que casi todo esto se arregla, y se arregla mejor antes de anunciar que te vas. El orden importa: primero averiguas qué tienes, después ordenas lo que falta, y solo entonces comunicas la baja. Hacerlo al revés es lo que convierte un cambio de proveedor en tres meses de correos.

Lo que tiene que estar a tu nombre

• El dominio. Registrado con tus datos fiscales y con acceso a tu correo. Es lo más importante de todo.
• El hosting. Cuenta a tu nombre, aunque la gestione otro.
• La ficha de Google. Tú como propietario, la agencia como administrador.
• Analítica y Search Console. Propiedad tuya, acceso delegado.
• Las cuentas de anuncios. Con tu método de pago y tu titularidad.

Hay dos más que se olvidan siempre y que dan bastante guerra: el correo corporativo (si el dominio se mueve mal, se cae el correo de toda la clínica) y la herramienta desde la que se mandan recordatorios o campañas, con su lista de contactos. Esa lista es tuya y tienes que poder exportarla.

El hilo del que cuelga todo es el correo. Si esas cuentas están vinculadas a un buzón genérico de la clínica, del tipo administracion@tuclinica.com, al que tú tienes acceso, recuperar cualquier cosa es cuestión de minutos. Si están vinculadas al correo personal de alguien que ya no trabaja contigo, cada recuperación es un trámite.

La prueba de los cinco minutos

Entra en el registrador de tu dominio y comprueba a nombre de quién está. Si no sabes ni cuál es tu registrador, ya tienes la respuesta y conviene resolverlo antes de plantearse cualquier cambio.

Si no lo tienes claro, hay tres atajos que suelen bastar:

• Busca en tu correo los avisos de renovación del dominio. Si no te llegan a ti, no estás en el registro como contacto.
• Mira quién recibe la factura del hosting y del dominio. Si la paga la agencia dentro de su cuota, es probable que también figure como titular.
• Consulta un servicio público de whois con tu dominio. Muchos datos aparecen ocultos por privacidad, pero el registrador y la fecha de renovación se ven casi siempre.

Haz lo mismo con las cuentas de anuncios y la ficha de Google: entra con tu correo y comprueba si eres propietario o simplemente estás invitado. En Bichilab es justo de lo que nos ocupamos: rehacer la web sin perder lo que ya tienes.

Ordena la salida antes de anunciarla

Antes de mandar el correo de baja, ten hechas tres cosas. Primero, el inventario completo de lo anterior, con una columna que diga quién es el titular hoy. Segundo, una copia de seguridad de la web descargada y guardada en la clínica, no en un disco de la agencia. Tercero, la fecha exacta en que termina el contrato y el plazo de preaviso que exige.

La mayoría de las agencias se comportan bien. Pero el momento de pedir accesos es cuando la relación todavía es cordial, no cuando ya has dicho que te vas.

Qué pedir al despedirte

Una copia completa de la web (archivos y base de datos), los accesos de administrador de todo, y que se retire cualquier permiso de la agencia saliente. Hazlo por escrito y con una fecha concreta.

Un correo que funciona bien es corto y enumera lo que pides, con plazo:

• Traspaso del dominio o, como mínimo, el código de autorización para moverlo.
• Copia de los archivos de la web y de la base de datos, en un enlace de descarga.
• Transferencia de la propiedad de la ficha de Google, Analytics, Search Console y las cuentas de anuncios.
• Los originales del material gráfico: logotipo en vectorial, fotos sin marca de agua.
• La exportación de la lista de contactos de correo o WhatsApp.
• Confirmación por escrito de que se han retirado sus accesos en la fecha acordada.

Verifica cada punto tú mismo antes de dar por cerrado el traspaso. Que alguien diga que te ha dado la propiedad de una cuenta no es lo mismo que entrar y verla a tu nombre.

Y qué es razonable no exigir

Si la agencia ha usado licencias propias de plugins o plantillas de pago, esas licencias son suyas. Es normal que haya que renovarlas a tu nombre. Conviene saberlo de antemano para no llevarse una sorpresa.

Tampoco es razonable pedir el proyecto editable de un diseño hecho en su herramienta interna, ni sus documentos de trabajo, ni que sigan atendiendo dudas semanas después de terminar. Distingue entre lo que es tuyo (dominio, datos, contenidos publicados, cuentas) y lo que es método de trabajo de ellos. Reclamar lo segundo solo enturbia la parte que sí importa.

Los primeros días con el proveedor nuevo

El cambio se estropea a menudo por prisa. Tres cautelas que ahorran disgustos:

• No apagues las campañas de golpe. Si hay anuncios funcionando, se pausan cuando lo nuevo está listo, no antes. Dos semanas sin presencia en un servicio de urgencias se notan en la agenda.
• Si cambias de web, mantén las direcciones o redirígelas. Cada página antigua que desaparece sin redirección es una posición perdida en Google que costará meses recuperar.
• Anota cómo estabas antes de tocar nada. Clientes nuevos del último trimestre, llamadas al mes, visitas a la web. Sin esa foto previa no podrás saber si el cambio ha ido bien.

Ese último punto es el que más se salta y el que más echarás de menos. Si no tienes un registro mínimo, empieza por montar una medición sencilla que puedas leer tú antes de que arranque nadie.

Que no vuelva a pasar

Con el proveedor nuevo, empieza al revés: primero se crean las cuentas a tu nombre, después se trabaja. Una hoja con todos los accesos guardada en la clínica vale más de lo que parece el día que la necesitas.

Lo mínimo que debería estar guardado, actualizado y accesible para el gerente:

• Registrador del dominio, usuario y fecha de renovación.
• Proveedor de hosting y acceso al panel.
• Correo propietario de la ficha de Google, Analytics, Search Console y cuentas de anuncios.
• Usuario administrador del gestor de la web.
• Quién tiene acceso a qué y desde cuándo.

Guárdalo en un gestor de contraseñas, no en un cuaderno del mostrador ni en un documento compartido con medio equipo. Y revísalo una vez al año, por ejemplo cuando toca renovar el dominio. Cinco minutos que evitan meses de negociación.

Si estás en mitad de un cambio y no sabes por dónde empezar, escríbenos y te decimos qué pedir. Aunque el traspaso lo acabes haciendo con otro proveedor, la lista es la misma.